Форма входа
0/0
Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт
- Дата:22.09.2024
- Категория: Бизнес / Управление, подбор персонала
- Название: Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
- Автор: Карсон Тейт
- Год: 2015
- Просмотров:0
- Комментариев:0
Уважаемые читатели!
Тут можно читать бесплатно Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт. Жанр: Управление, подбор персонала, год: 2015. Так же Вы можете читать полную версию (весь текст) онлайн книги без регистрации и SMS на сайте Knigi-online.info (книги онлайн) или прочесть краткое содержание, описание, предисловие (аннотацию) от автора и ознакомиться с отзывами (комментариями) о произведении.
Описание онлайн-книги Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт:
Вы устали, измучились и отчаянно ищете способ избавиться от стресса и хаоса в своей жизни? Прочитайте эту книгу, и с ее помощью вы построите индивидуальную систему продуктивности, научитесь применять подходящие именно вам инструменты и станете более эффективным, креативным и, в конце концов, счастливым!Эта книга будет полезна для всех, кто мечтает упорядочить свою жизнь и больше успевать, но еще не нашел подходящую методику.На русском языке публикуется впервые.
Читем онлайн Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт
Шрифт:
-
+
Интервал:
-
+
Закладка:
Сделать
Потоки электронной информации как текут, так и будут течь, но они не привели к сокращению объема бумажных документов в офисах. Через руки среднестатистического офисного работника ежегодно проходит – вы только вдумайтесь в эту ошеломляющую цифру! – 10 000 листов бумаги{47}. Вместе с ростом объема бумажного документопотока возрастают и сложности с его организацией и управлением. По подсчетам редакции Wall Street Journal, средний американский служащий тратит шесть недель в году на поиски потерянных документов{48}. И что немаловажно: вся эта бумага стоит очень даже недешево! По оценкам компании Ernst and Young, чтобы наполнить бумагой шкаф с четырьмя ящиками, потребуется 25 000 долларов, а его «поддержка» обойдется в 2100 долларов в год{49}.
Так что эффективное управление бумагой в нынешний электронный век не только по-прежнему актуально, а и жизненно необходимо! Подумайте, сколько денег, должно быть, упомянутая компания потратила на планирование, организацию и проведение Дня самоорганизованности, не говоря уже о стоимости времени, которое ее сотрудники потратили на приведение бумаг в порядок и избавление от всего лишнего.
И это только непосредственные материальные издержки. Скрытые затраты гораздо значительнее. Среди основных причин, по которым компания решила провести такое мероприятие, было и резкое падение продуктивности персонала. Творческому отделу, проектировавшему новые модели контейнеров, в буквальном смысле слова не хватало места для проведения тестов и экспериментов с прототипами. Офисы службы маркетинга были завалены старыми рекламными материалами и брошюрами, которые душили креативность сотрудников. На практике персонал тратил рабочее время на перекладывание и сортировку бумаг. Ненужные продукты, старые папки и горы скоросшивателей постоянно мешали сотрудникам выполнять свои обязанности.
Перекладывание бумажек – наверное, крупнейшая отдельно взятая брешь в экономической системе, через которую утекают время и деньги. К счастью, ее можно существенно минимизировать, следуя нескольким простым принципам.
Вам нужна поисковая система, а не система хранения документов
Симптомы бумагоперекладывания очевидны: горы документов на столах, полу, шкафах – и часто звучащий рефрен: «Я уверена, что эта бумага где-то здесь, только дай мне время ее найти». Самое действенное лекарство от данного недуга – разработка эффективной поисковой системы. Проблема лишь в том, что никто не хочет архивировать документы – мне лично встретился всего один человек, которому этот процесс действительно доставлял удовольствие. Все остальные мои клиенты просто ненавидят сие занятие и, конечно же, избегают его. А это, в свою очередь, означает, что создание системы хранения превращается в очередную невыполненную задачу и «болезнь» продолжает обостряться.
На самом же деле вам не нужна система хранения документов – вам необходима эффективная система их поиска. В конце концов, ваша цель – обеспечить себе в будущем быстрый и легкий доступ к информации, содержащейся в конкретном документе, а не просто убрать его подальше, чтобы не мешал.
Строительство эффективной поисковой системы начинается с ответа на три важных вопроса, касающихся содержимого документов, ежедневно ложащихся на ваш стол. Спросите себя:
• Нужна ли мне эта информация для сверки, оплаты налогов или каких-нибудь юридических целей?
• Когда эта информация может мне понадобиться снова?
• Где еще я смогу найти данную информацию?
Ответы на перечисленные вопросы помогут вам решить, какие бумажки сохранить, а какие – выбросить и как построить поисковую систему так, чтобы вы могли без проблем найти важную информацию, когда она вам в следующий раз потребуется.
Давайте начнем с первого вопроса: «Нужна ли мне эта информация для сверки, оплаты налогов или каких-нибудь юридических целей?». Существуют специальные инструкции, разработанные Налоговой службой, относительно того, какие данные юридических и физически лиц следует хранить, а также законодательные нормативы о хранении договоров и документов о найме на работу и прекращении трудовых отношений. Вам необходимо изучить все эти правила и неукоснительно соблюдать их.
Когда мы проводили День самоорганизованности, наш юридический отдел подготовил исчерпывающую инструкцию со списком документов, подлежащих сохранению, и донес ее до сведения каждого сотрудника, а еще разместил на интранет-сайте компании. Все бумаги, упомянутые в перечне, были сохранены. Любые документы, в отношении которых возникали сомнения, откладывались и не уничтожались до тех пор, пока юридическая служба не давала добро.
Если вы – наемный работник, попросите своего работодателя выдать вам инструкцию о порядке хранения документов. Если таковая до сих пор не составлена или же вы – человек свободной профессии или мелкий предприниматель, зайдите на сайт Налоговой службы и посмотрите полный перечень документов юридических и физических лиц, подлежащих хранению, а заодно уточните – сколь долгому. И позаботьтесь о том, чтобы все требуемые бумаги были у вас в порядке.
В случаях, когда необходимости беречь документ нет, перейдите ко второму вопросу: «Когда эта информация может мне понадобиться снова?». К примеру, представьте себе, что коллега прислал вам печатный экземпляр презентации, которую он подготовил для пятничного заседания руководства. Когда вам понадобится эта информация в следующий раз? В пятницу утром.
Допустим, вам выдали квитанцию за ночевку в гостинице, в которой вы останавливались во время встречи торговых представителей вашей компании. Когда этот документ понадобится вам еще раз? В конце месяца, когда будете составлять отчет о расходах.
А теперь вообразим, что к вам каким-то образом попала бумажка, которую не нужно хранить по налоговым и юридическим причинам и вы вообще не знаете, понадобится ли она вам когда-нибудь. Что с ней делать? Выбрасывайте немедленно!
Например, вы получили копию меню столовой вашей организации на неделю. Если вы не собираетесь там обедать, то меню вам не нужно – избавьтесь от него.
Возможно, вы думаете: «Это рискованный шаг! Пусть я сейчас и не соображу, нужна ли мне будет эта информация, но мало ли что может произойти, вдруг документ окажется важным! Лучше сохранить его – так, на всякий случай».
Многих – чтобы не сказать всех – посещают подобные мысли. Они искушают нас добавлять все новые и новые документы к уже возвышающимся стопкам бумаг в наших офисах – «так, на всякий случай». Но этому соблазну нужно противиться. Принцип Парето, известный как «правило 20/80», применим и к бумагам тоже: 80 процентов всего того, что мы храним, никогда больше не будет востребовано{50}. Если вдруг и возникнут некие обстоятельства, предполагающие наличие определенной информации, с очень большой долей вероятности вы найдете ее в другом месте. Так что, если нет конкретной причины, почему документ следует хранить, выбросите его!
На этой странице вы можете бесплатно читать книгу Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт бесплатно.
Похожие на Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт книги
- The person in the attractive field of power - Юрий Низовцев - Иностранные языки
- Улыбка - Рэй Брэдбери - Научная Фантастика
- Секреты лаборатории питания. Наука похудения, мифы о силе воли и пользе диет - Трейси Манн - Здоровье
- Герой в воде - Andrew Greshnovv - Контркультура / Русская классическая проза
- Одержимые. Женщины, ведьмы и демоны в царской России - Кристин Воробец - Культурология
